Quảng Cáo Hùng Vinh triển khai phần mềm chat nội bộ ChatLAN: Gửi file nhanh, mất mạng vẫn làm việc

Trong lĩnh vực thiết kế, in ấn và thi công quảng cáo, tốc độ trao đổi thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành sản phẩm. Mỗi ngày, các bộ phận tại Quảng Cáo Hùng Vinh thường xuyên phải gửi cho nhau file thiết kế, hình ảnh khách hàng, nội dung biển quảng cáo, kích thước thi công, bản duyệt maket và nhiều tài liệu có dung lượng lớn.

Để quá trình phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, thiết kế, sản xuất và thi công diễn ra nhanh chóng hơn, Quảng Cáo Hùng Vinh đã triển khai phần mềm chat nội bộ ChatLAN trong hệ thống mạng của công ty.

ChatLAN giúp nhân viên nhắn tin, trao đổi công việc và gửi file trực tiếp cho nhau qua mạng LAN. Đặc biệt, ứng dụng không phụ thuộc hoàn toàn vào Internet nên hoạt động nội bộ của công ty vẫn có thể duy trì khi đường truyền bên ngoài gặp sự cố.

Đây là một trong những giải pháp giúp Quảng Cáo Hùng Vinh từng bước số hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng phối hợp và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm chat nội bộ?

Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên thường sử dụng các ứng dụng nhắn tin cá nhân để trao đổi công việc. Cách làm này khá thuận tiện trong giai đoạn đầu nhưng có thể phát sinh nhiều bất cập khi số lượng nhân viên, dự án và dữ liệu ngày càng tăng.

File công việc có thể nằm rải rác trong nhiều tài khoản cá nhân. Tin nhắn liên quan đến khách hàng dễ bị lẫn với cuộc trò chuyện riêng. Việc tìm lại bản thiết kế cũ, nội dung đã duyệt hoặc thông tin thi công cũng mất nhiều thời gian.

Một phần mềm chat nội bộ được triển khai riêng cho doanh nghiệp sẽ giúp tập trung hoạt động trao đổi công việc vào một môi trường thống nhất. Nhân viên có thể nhận biết đồng nghiệp đang trực tuyến, tạo nhóm theo phòng ban, gửi tài liệu và xử lý công việc ngay trong hệ thống nội bộ.

Đối với doanh nghiệp thiết kế và sản xuất quảng cáo như Hùng Vinh, giải pháp này đặc biệt hữu ích vì mỗi đơn hàng thường cần sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau.

Quy trình xử lý đơn hàng tại Quảng Cáo Hùng Vinh

Quảng Cáo Hùng Vinh cung cấp các dịch vụ thiết kế, in quảng cáo, gia công và thi công biển hiệu. Một đơn hàng thông thường có thể trải qua nhiều bước, từ tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, thiết kế, duyệt maket, sản xuất đến lắp đặt thực tế.

Trong quá trình này, bộ phận kinh doanh cần chuyển thông tin khách hàng cho nhân viên thiết kế. Nhân viên thiết kế gửi maket để kiểm tra. Bộ phận sản xuất cần nhận đúng file đã được duyệt. Đội thi công cần nắm được kích thước, địa chỉ, hình ảnh hiện trạng và thời gian thực hiện.

Chỉ cần một bộ phận sử dụng nhầm phiên bản file hoặc bỏ sót thông tin, tiến độ đơn hàng có thể bị ảnh hưởng. Với các sản phẩm in khổ lớn, biển quảng cáo hoặc chữ nổi, sai sót còn có thể dẫn đến việc phải sản xuất lại, gây tốn kém thời gian và vật tư.

Việc triển khai app chat nội bộ công ty ChatLAN giúp các bộ phận tại Hùng Vinh trao đổi thông tin nhanh hơn và giảm bớt các bước chuyển file thủ công.

Gửi file thiết kế nhanh ngay trong mạng LAN

File thiết kế quảng cáo thường có dung lượng tương đối lớn, đặc biệt là các file Photoshop, Illustrator, CorelDRAW, PDF chất lượng cao, hình ảnh chụp hiện trạng hoặc dữ liệu phục vụ in khổ lớn.

Nếu gửi những file này qua Internet, tốc độ tải lên và tải xuống phụ thuộc nhiều vào chất lượng đường truyền. Khi mạng chậm hoặc mất kết nối, quá trình gửi file có thể bị gián đoạn.

ChatLAN truyền dữ liệu trực tiếp giữa các máy tính trong cùng mạng nội bộ. Vì vậy, file không phải tải lên một máy chủ trên Internet rồi mới tải ngược về máy của đồng nghiệp.

Nhờ sử dụng tốc độ của hệ thống mạng LAN, nhân viên có thể gửi file thiết kế, hình ảnh và tài liệu có dung lượng lớn nhanh chóng hơn. Điều này đặc biệt phù hợp với môi trường làm việc thường xuyên xử lý dữ liệu đồ họa như Quảng Cáo Hùng Vinh.

ChatLAN hiện hỗ trợ gửi file trực tiếp giữa các máy trong mạng LAN, truyền tiếp khi bị gián đoạn và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu.

Trao đổi thông tin khách hàng thuận tiện hơn

Bên cạnh file thiết kế, mỗi đơn hàng quảng cáo còn có nhiều dữ liệu liên quan như:

• Tên khách hàng và đơn vị đặt hàng.
• Số điện thoại, địa chỉ khảo sát và địa điểm thi công.
• Nội dung cần in hoặc thể hiện trên biển quảng cáo.
• Logo, màu sắc nhận diện và hình ảnh khách hàng cung cấp.
• Kích thước, vật liệu, số lượng và thời gian hoàn thành.
• File thiết kế đã được khách hàng xác nhận.

Thông qua ứng dụng nhắn tin nội bộ doanh nghiệp ChatLAN, nhân viên kinh doanh có thể chuyển những thông tin này trực tiếp cho bộ phận thiết kế và sản xuất.

Các phòng ban cũng có thể tạo nhóm trao đổi riêng theo dự án hoặc theo chức năng như Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế, Bộ phận Sản xuất và Đội Thi công.

Thông tin được trao đổi trong mạng nội bộ giúp nhân viên dễ dàng phối hợp mà không phải chuyển qua nhiều ứng dụng khác nhau.

Mất Internet vẫn nhắn tin và gửi file nội bộ

Một trong những lý do quan trọng khiến Quảng Cáo Hùng Vinh lựa chọn ChatLAN là khả năng hoạt động không phụ thuộc vào kết nối Internet.

Trong mô hình thông thường, khi mất Internet, các ứng dụng nhắn tin trực tuyến có thể không gửi được tin nhắn hoặc file. Nhân viên buộc phải trao đổi trực tiếp, sử dụng USB hoặc chờ kết nối được khôi phục.

ChatLAN được thiết kế để các máy tính trong cùng mạng LAN tự động nhận biết nhau và trao đổi dữ liệu trực tiếp. Chỉ cần hệ thống mạng nội bộ hoặc Wi-Fi của công ty vẫn hoạt động, nhân viên vẫn có thể nhắn tin và gửi file cho nhau.

Nhờ đó, nếu đường truyền Internet gặp sự cố, các công việc nội bộ như chuyển file cho máy in, gửi maket sang bộ phận sản xuất hoặc trao đổi thông tin thi công vẫn có thể tiếp tục.

Đây là lợi thế rõ ràng của một phần mềm chat mạng LAN so với những ứng dụng phụ thuộc hoàn toàn vào máy chủ Internet.

Không cần xây dựng máy chủ phức tạp

Nhiều doanh nghiệp muốn có hệ thống chat riêng nhưng lo ngại phải đầu tư máy chủ, thuê đơn vị vận hành hoặc cấu hình hệ thống phức tạp.

Với ChatLAN, doanh nghiệp không cần xây dựng một máy chủ chat tập trung. Sau khi cài ứng dụng lên các máy tính Windows, những thiết bị nằm trong cùng hệ thống mạng có thể tự động phát hiện nhau.

Nhân viên không cần nhớ địa chỉ IP của đồng nghiệp và cũng không phải đăng ký tài khoản trên một nền tảng bên ngoài. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa dễ dàng triển khai mà không cần có đội ngũ công nghệ thông tin chuyên biệt.

Đối với Quảng Cáo Hùng Vinh, việc cài đặt đơn giản giúp ứng dụng nhanh chóng được đưa vào sử dụng trong hoạt động hằng ngày.

Phần mềm nhắn tin mạng LAN miễn phí cho doanh nghiệp

Chi phí là một trong những yếu tố được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn công cụ làm việc.

ChatLAN cung cấp các chức năng chat cá nhân, chat nhóm, gửi file và công cụ làm việc nội bộ mà không yêu cầu doanh nghiệp trả phí thuê bao định kỳ cho phần chat cốt lõi.

Doanh nghiệp có thể tải và cài đặt ứng dụng trên các máy tính Windows trong văn phòng. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc đối với những đơn vị đang tìm kiếm một phần mềm nhắn tin mạng LAN miễn phí, dễ cài đặt và không phải duy trì máy chủ riêng.

Theo thông tin hiện tại từ nhà phát triển, ChatLAN hỗ trợ Windows 10 và Windows 11, không yêu cầu đăng ký tài khoản và không giới hạn số máy đối với các tính năng chat cốt lõi.

Giao diện dễ sử dụng cho nhân viên

Một phần mềm nội bộ chỉ thực sự hiệu quả khi nhân viên có thể sử dụng thuận tiện trong công việc hằng ngày.

ChatLAN có giao diện nhắn tin hiện đại và quen thuộc. Người dùng có thể lựa chọn đồng nghiệp, mở cuộc trò chuyện, kéo thả file, tạo nhóm và theo dõi thông báo ngay trên máy tính.

Nhân viên không phải trải qua quá trình đào tạo phức tạp. Sau khi ứng dụng được cài đặt, các máy tính trong mạng có thể tự động hiển thị trong danh sách liên hệ.

Điều này giúp cả nhân viên kinh doanh, thiết kế, vận hành máy in và bộ phận thi công đều có thể sử dụng ứng dụng.

Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban

Việc triển khai ChatLAN không chỉ giúp gửi tin nhắn nhanh hơn mà còn hỗ trợ Quảng Cáo Hùng Vinh xây dựng quy trình phối hợp rõ ràng giữa các phòng ban.

Bộ phận kinh doanh có thể gửi yêu cầu thiết kế ngay sau khi tiếp nhận thông tin khách hàng. Phòng thiết kế gửi bản xem trước để kiểm tra nội dung. Khi maket được duyệt, file sản xuất được chuyển trực tiếp đến máy tính phụ trách in hoặc gia công.

Đội thi công có thể nhận hình ảnh, kích thước và thông tin địa điểm trước khi di chuyển đến công trình.

Nhờ đó, thời gian chờ giữa các công đoạn được rút ngắn, hạn chế bỏ sót thông tin và giúp đơn hàng được triển khai đúng tiến độ hơn.

Hạn chế phụ thuộc vào ứng dụng nhắn tin cá nhân

Sử dụng tài khoản nhắn tin cá nhân cho công việc có thể tạo ra sự phụ thuộc vào từng nhân viên. Khi nhân sự thay đổi hoặc tài khoản gặp sự cố, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm lại dữ liệu.

Triển khai một ứng dụng nhắn tin nội bộ doanh nghiệp giúp tách biệt hoạt động công việc với các cuộc trò chuyện cá nhân.

Đối với những file cần trao đổi nhanh giữa hai máy trong cùng văn phòng, dữ liệu có thể được truyền trực tiếp trong hệ thống mạng nội bộ mà không cần gửi qua dịch vụ lưu trữ công cộng.

Đây là một hướng tiếp cận phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên xử lý file thiết kế, tài liệu sản xuất, báo giá hoặc thông tin khách hàng.

“Phần mềm chat trong mạng bộ” có phải là ChatLAN?

Một số người dùng thường tìm kiếm cụm từ “phần mềm chat trong mạng bộ”. Cách gọi đầy đủ và chính xác hơn là “phần mềm chat trong mạng nội bộ” hoặc “phần mềm chat mạng LAN”.

Đây là nhóm ứng dụng cho phép các máy tính trong cùng văn phòng, nhà xưởng hoặc hệ thống Wi-Fi trao đổi tin nhắn và dữ liệu với nhau.

ChatLAN thuộc nhóm phần mềm này nhưng được phát triển theo hướng hiện đại hơn: máy tính tự động nhận biết nhau, không phải nhập địa chỉ IP, không cần máy chủ và có thể gửi file trực tiếp giữa các thiết bị.

Những doanh nghiệp nào phù hợp với ChatLAN?

Từ quá trình ứng dụng tại Quảng Cáo Hùng Vinh, ChatLAN có thể phù hợp với nhiều mô hình tổ chức thường xuyên trao đổi dữ liệu trong cùng một địa điểm:

• Công ty thiết kế, in ấn và quảng cáo.
• Văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Xưởng sản xuất và bộ phận vận hành.
• Trường học, trung tâm đào tạo và phòng máy.
• Cửa hàng, siêu thị và hệ thống bán hàng nội bộ.
• Đơn vị làm việc tại khu vực có kết nối Internet không ổn định.
• Doanh nghiệp muốn hạn chế phụ thuộc vào nền tảng chat bên ngoài.

Mỗi đơn vị có thể tạo các nhóm chat theo phòng ban, dự án hoặc nhu cầu vận hành thực tế.

Quảng Cáo Hùng Vinh hợp tác và đồng hành cùng ChatLAN

Việc đưa ChatLAN vào sử dụng là một phần trong quá trình cải tiến phương thức làm việc tại Quảng Cáo Hùng Vinh.

Từ hoạt động trao đổi yêu cầu khách hàng, chuyển file thiết kế đến phối hợp giữa bộ phận sản xuất và thi công, ChatLAN giúp thông tin được truyền tải nhanh và thuận tiện hơn trong hệ thống nội bộ.

Quảng Cáo Hùng Vinh đánh giá cao định hướng phát triển một sản phẩm công nghệ Việt Nam thiết thực, dễ triển khai và phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp.

Trong thời gian tới, Quảng Cáo Hùng Vinh sẽ tiếp tục hợp tác, đồng hành và đóng góp phản hồi thực tế để ChatLAN ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.

Tải về : https://chatlan.app/vi/download/

Trải nghiệm phần mềm chat nội bộ ChatLAN

Doanh nghiệp đang cần một giải pháp để nhân viên nhắn tin, tạo nhóm và gửi file nhanh trong cùng văn phòng có thể tham khảo ChatLAN.

Ứng dụng đặc biệt phù hợp với các đơn vị thường xuyên gửi file dung lượng lớn hoặc muốn duy trì hoạt động trao đổi nội bộ ngay cả khi kết nối Internet bị gián đoạn.

Tìm hiểu và tải ứng dụng tại:

ChatLAN – phần mềm chat nội bộ không cần Internet

ChatLAN hướng đến một phương thức làm việc đơn giản: không cần xây dựng máy chủ phức tạp, không cần đăng ký tài khoản và không phụ thuộc hoàn toàn vào Internet.

Mất mạng vẫn nhắn. Gửi file nhanh trong mạng LAN. Làm việc nội bộ không bị gián đoạn.